Папка для первых документов - Формирование дел. Раскладка документов в дела производится
Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам делам ; расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел. Формированием дела называется группирование исполненных документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них.
Что такое «формирование дел»? Как это происходит на практике? Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов например, после отправления писем складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно. Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки скоросшиватели, регистраторы , то есть помещаться в дела.
- В предыдущих публикациях говорилось, что одной из важных задач в области работы с документами является формирование документального фонда акционерных обществ и обеспечение сохранности входящих в него документов. В данной статье мы поговорим об организации хранения документов и о тех требованиях, которые предъявляются к данному процессу.
- Компания «Делис Архив» оказывает услуги по оперативному хранению документов коммерческих и государственных организаций, что позволяет:.
- Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Мясниковского района далее — Инструкция устанавливает единые требования к работе с документами в Администрации Мясниковского района. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от
Автор: Ольга Подолина Источник: журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" Дата публикации: Организация удобного хранения документов, обеспечение их сохранности и быстроты поиска нужных документов - одна из основных задач службы ДОУ. При бумажном документообороте систематизация документов для хранения обеспечивается применением номенклатуры дел. Но достаточно часто номенклатура дел не удовлетворяет потребности всех пользователей документов. Проблемы организации хранения документов с использованием методов традиционного делопроизводства.
